Lokebox

Work

La misma operación.Mejor conectada.

Una distribuidora mayorista mantuvo la forma en que su equipo ya se comunicaba. Lo que cambió fue todo lo que pasaba con la información por detrás.

Casos

  1. 01Operación mayorista de combustibleDel grupo de chat a las cuentas corrientesVer el caso

CASO 01

Una distribuidora mayorista de combustible.

Tres personas coordinan entregas directas de combustible, sin depósito ni stock, con clientes y proveedores recurrentes y una cobranza basada sobre todo en cheques de terceros.

cargas por mes
18
clientes y proveedores recurrentes
30 a 40
personas en la operación
3

DÓNDE SE ROMPÍA

cheques escritos dos veces
383
formas de escribir los bancos
148
filas de planilla desde el teléfono
2.100+

Caso 01

La operación pasaba por el chat. Los registros venían después.

Cada carga, cobranza y cheque empezaba como un mensaje. Después había que interpretar esa información, volver a cargarla en distintos registros y rearmarla cada vez que alguien necesitaba saber cómo estaban las cosas.

El equipo siguió usando el chat.Lo que cambió fue todo lo que pasa después.

Lokey interpreta el mensaje y lo convierte en información estructurada. La operación se registra una sola vez, los registros relacionados se mantienen conectados y las personas intervienen donde todavía hace falta decidir o actuar.

Se registra una vez. Todo lo demás acompaña.

El proceso real, simplificado

Antes:

  1. Grupo: Carga informada
  2. Equipo: Mensaje leído
  3. Planillas: Registro cliente
  4. Planillas: Registro proveedor
  5. Chequera: Cheque registrado
  6. Chequera: Registrado otra vez
  7. Dueño: Consulta de saldo
  8. Equipo: Cuentas rearmadas
  9. Dueño: Respuesta obtenida

Con el sistema:

  1. Grupo: Carga informada
  2. Grupo: Lokey interpreta
  3. Sistema: Carga registrada
  4. Sistema: Cheque validado
  5. Equipo: El equipo endosa
  6. Sistema: Registros actualizados
  7. Dueño: Saldo disponible

Cuatro momentos

Dentro de un día de trabajo.

Qué hace el equipo, qué actualiza el sistema y dónde siguen decidiendo las personas.

08:10CHAT

Una carga se convierte en toda la operación

Un mensaje del grupo se convierte en ventas, compras y flete vinculados a la carga 1893. Los litros cuadran en toda la operación.

  • Carga 1893. 43.000 L entre 5 clientes.
  • 2 compras y 1 flete vinculados a la carga.
  • Venta, compra y flete cuadran.

QUÉ PASA POR DETRÁS

Ventas
43.000 L entre 5 clientes
Compras
2 al mismo proveedor
Control
venta, compra y flete cuadran
ANTES
El mismo dato se volvía a escribir en planillas de clientes y proveedores.
AHORA
Un mensaje genera ventas, compras y flete dentro de la misma carga.

11:30CHAT

Un cobro, validado antes de registrarse

Lokey lee el recibo y el cheque, controla que coincidan y recién entonces registra un solo cobro y envía el cheque a cartera.

  • Foto del recibo
  • Foto del cheque
  • Coinciden. Se registra un solo cobro.

QUÉ PASA POR DETRÁS

Lectura
banco, número, importe, fecha
Validación
recibo y cheque coinciden
Cobro
una carga, deuda más vieja primero
ANTES
Los datos del recibo y el cheque se cargaban a mano.
AHORA
Lokey valida ambos antes de registrar un único cobro.

15:00WEB

El cheque cambia de manos, la historia queda

Desde la cartera en la web, el mismo cheque se endosa a un proveedor sin perder su historial de movimientos.

  • Cheque seleccionado en cartera.
  • Endosado a un proveedor.
  • El historial completo queda guardado.

QUÉ CONSERVA EL SISTEMA

Origen
cartera de valores
Acción
endoso desde la web
Trazabilidad
historial completo del cheque
ANTES
El mismo cheque podía escribirse otra vez en libros separados.
AHORA
El cheque cambia de manos sin perder el historial de movimientos.

18:20CHAT

Una pregunta termina en un estado de cuenta

Una consulta de saldo en el chat se responde desde la cuenta corriente. El estado de cuenta sale en PDF membretado, listo para reenviar.

  • ¿Cuánto debe este cliente?
  • Saldo calculado desde la cuenta corriente.
  • Estado de cuenta listo para reenviar.

QUÉ PASA POR DETRÁS

Saldo
calculado desde la cuenta
Estado
PDF membretado, listo para enviar
Carga manual
el saldo no se vuelve a escribir
ANTES
Para conocer la posición del día había que pedirla.
AHORA
El saldo y el PDF salen directamente de la cuenta corriente.

Cada operación deja información actual y lista para usar, en lugar de obligar al equipo a reconstruirla cada vez que necesita una respuesta.

EL SISTEMA

El bot es sólo la puerta de entrada.

El equipo sigue trabajando en WhatsApp y Telegram. Detrás de esa entrada familiar, la web y los procesos en segundo plano sostienen la operación.

La puerta de entrada

  • WhatsApp
  • Telegram
  • Lokey, el asistente

LA WEB

  • Inicio
  • Libro
  • Cuentas corrientes
  • Operaciones
  • Cartera de valores
  • Cajas
  • Conciliación
  • Contactos

FUNCIONANDO POR DETRÁS

  • Lectura de cheques y recibos
  • Transcripción de audios
  • Validaciones y preguntas
  • Resúmenes y alertas programadas
  • Importación y conciliación inicial

SOLUCIONES UTILIZADAS

Cómo construimos cada una

¿Qué sigue dando más trabajo del que debería?

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